Implementar una estrategia de reducción de costos debe ser una prioridad para las empresas, a la par de otras estrategias como el incremento de las cuotas de mercado.
Reducir los costos le permite a las empresas, incrementar sus márgenes de rentabilidad y su eficiencia, mejorar su flujo de caja y destinar más recursos a la inversión y al desarrollo de nuevos productos y servicios. Finalmente, todo esto redunda en una mejor propuesta de valor para los clientes y colaboradores.
Pueden aplicarse muchas estrategias de reducción de costos, sin embargo, lo primero que debe hacer una empresa es definir una meta y establecer los lineamientos o prioridades para alcanzarla.
Muchas áreas de la organización pueden estar llamadas a participar. Es un error pensar que sólo las áreas de operaciones o de R&D, son los responsables de llevar a cabo esta tarea. De hecho, toda la empresa puede participar en iniciativas que tengan como objetivo principal lograr la reducción de los costos.
Durante toda mi carrera profesional me dediqué a identificar oportunidades de reducción de costos y de mejora, así como a implementarlas. Casi siempre tuve que convencer a mucha gente para seguir adelante, empujar mucho y a muchos.
¡Imagínate una empresa con una cultura organizacional en la que el liderazgo estimula y da los espacios para que las ideas fluyan!
Claves para una reducción de costos exitosa
Para implementar una estrategia exitosa de reducción de costos es importante tener en cuenta lo siguiente:
- Definir la meta a alcanzar, puede establecerse mediante un porcentaje del gasto o del presupuesto, entre 5% y 10% puede ser una meta bastante retadora pero totalmente realista.
- Comunicar efectivamente a todos lo que significa esta meta, los beneficios esperados y cuál es el aporte que se espera de cada uno.
- Dotar de herramientas y entrenamientos para que todos puedan participar correctamente, en el proceso.
- Crear equipos multidisciplinarios de no más de 8 a 10 personas, según la regla del two-pizza team, acuñado así por Jeff Bezzos https://aws.amazon.com/es/executive-insights/content/amazon-two-pizza-team/) donde tengan foco en temas específicos como por ejemplo, optimizar el consumo de papelería, reducción de energía, consumo de insumos, entre otras.
- Enseñar a todos los participantes las metodologías para generar ideas, seleccionar y ejecutar de la manera más ágil.
- Los líderes deben dar la prioridad necesaria para que los involucrados puedan expresar sus ideas con confianza, probar y hasta equivocarse sin represalias; es decir, crear un clima de seguridad psicológica, concepto utilizado por empresas como Google para generar equipos de alto desempeño.
Priorizar es vital
Es muy importante priorizar, contar un portafolio de iniciativas general, para dar visibilidad a todas y asegurar que están alineadas con la visión de la empresa. Que cada área tenga iniciativas aisladas y desconectadas puede desenfocar los recursos de aquellas de mayor valor para la empresa.
Otro elemento clave para armar tu estrategia de reducción de costos es dar prioridad en la ejecución y asignación de recursos en función de las variables más importantes para la empresa. Algunas de éstas pueden ser el tiempo de ejecución, inversión, complejidad, riesgo asociado y valor que aporta.
Todas estas variables se deben combinar en una matriz para organizar las iniciativas y en función de esto asignar la prioridad para que los equipos comiencen a trabajar, recomendablemente utilizando metodologías ágiles como Scrum y Design Thinking.
Promover la participación y la confianza es la mejor estrategia de reducción de costos que tu empresa puede implementar.
Si tu empresa requiere apoyo para lograrlo nosotros podemos apoyarte.