Que debe contener un plan de acción para que sea realmente eficiente y ajustado a un entorno VUCA con muy alta incertidumbre, es la pregunta que todos los que conocemos de planificación estratégica nos hemos cuestionado en los últimos días.
Lo primero que debes saber es que no solo las grandes empresas deben hacer planes de acción. Si tan solo tienes una idea que quieres convertir en un negocio, también debes tener un plan muy bien armando, con estrategias claras. Entonces, bien sea un emprendimiento, o una empresa que ya está en ligas mayores, todos sin excepción, debemos tener al menos un plan de acción.
Y decimos «al menos uno» porque de acuerdo a la complejidad de tu empresa, muchas veces tenemos un plan por área o departamento, o un plan por producto, o uno por área geográfica, o por proyecto. Pero hoy trabajaremos solo un sencillo plan de acción para tu negocio, con elementos básicos aplicables a cualquier empresa.
En segundo lugar debemos partir de la premisa que ya no es posible hacer planes a largo plazo. El largo plazo de 3 a 5 años como lo hacíamos, ya es a 1 año máximo, entendiendo la volatilidad actual (la pandemia nos demostró que te puede tumbar un plan incluso de 3 meses).
Lo tercero que debes entender es que un plan de acción es más que hacer un diagrama de Gantt colorido, o utilizar una App de gestión de proyectos. Un plan de acción requiere de un análisis realmente estratégico de lo que ocurre a tu alrededor y como eso te afecta, y al mismo tiempo, como tú impactas ese mismo entorno.
Lo que ocurre entre observar muy bien tu entorno y empezar a trazar acción tras acción para las actividades que te has propuesto para el próximo año, es lo que llamaremos Plan de Acción 2021.
Un plan de acción no es más que una ruta estratégica. Conocido también como plan de trabajo, hoja de ruta, curso de acción, y otros nombres, este plan se resume a esto: un camino efectivo para alcanzar el verdadero propósito que has definido para tu empresa.
En este sentido, esto será lo que deberás implementar si deseas obtener a fin de año los resultados que estas esperando:
- Piensa en que debes realizar un plan de acción realista. Recuerda que todo puede pasar. Ya lo vivimos este año, donde descubrimos que nuestras empresas deben ser aún más flexibles de lo que venían siendo. Con esta premisa, comienza la elaboración de tu plan.
- Evalúa tu entorno. Cómo se comporta el mercado en el que te mueves. Cuáles oportunidades lograste captar este año. Qué quiere tu audiencia o tus clientes potenciales verdaderamente. Realiza una encuesta para conocer de primera mano sus necesidades puntuales. Revisa las proyecciones que están haciendo los expertos sobre cómo será el próximo año en materia de innovaciones, retos medioambientales, cambios políticos, incluso cómo seguirá evolucionando la pandemia. Tienes que conocer muy bien el entorno donde se mueve tu empresa.
- Analiza tu empresa, desde tres miradas: a) la situación financiera (total facturación / facturación por categoría de productos o servicios / comportamiento de tu producto o servicio estrella / gastos fijos y variables), una vez tengas el total de ingresos y egresos, calcula tu beneficio. Es una ecuación simple; b) tus clientes (nichos de mercado / características de tus clientes actuales y potenciales / productos o servicios preferidos por cada tipo de cliente); c) tus canales de venta presencial y/o online (seguidores en redes sociales / suscriptores en tu web / eventos de promoción realizados / número de personas que entraron a tu negocio o solicitaron presupuesto en tu empresa / conversiones realizadas o lo que es lo mismo, cuantas ventas has concretado. Realiza el análisis de cada canal por separado.
- Plantea cuáles son tus expectativas para el próximo año, respondiendo a preguntas como: a) cuáles son objetivos que quieres alcanzar antes de finalizar el año 2021; b) con cuáles productos y servicios te quedas y cuáles incorporarás; c) como será tu programación estimada a lo largo del año (lanzamientos, fechas especiales); d) como va a ser tu estrategia de captación de clientes; e) qué medios vas a utilizar para llegar a ellos; f) cuáles canales de ventas quieres continuar desarrollando; g) en cuáles otras líneas de negocio quieres incursionar; h) cuanto tienes (y quieres) facturar mensualmente; i) en qué quieres (o debes) invertir para continuar desarrollando tu empresa.
- Define tus objetivos. Los objetivos deben ser medibles, por lo que debes tratar de cuantificarlos. No basta con decir que quieres captar más clientes, debes plantearlo en cantidad de clientes mensuales, por ejemplo. Los objetivos deben ser realistas, alcanzables. Fijarse objetivos muy ambiciosos en corto tiempo terminan por generar frustración y pueden hacer que pierdas el foco. Puedes definir los objetivos en función de cada una de las áreas que revisamos al analizar la empresa (financiera, clientes, canales de venta)
- Lista tus estrategias. Cada objetivo conlleva una o varias estrategias. Cómo debes hacer para alcanzar tus objetivos, es lo que conocemos como estrategia. Si tu objetivo es captar al menos 20 nuevos clientes en el primer trimestre de 2021, una estrategia podría ser realizar mensualmente actividades de formación que estén relacionadas directamente con el servicio o producto que quiero ofrecer, por ejemplo.
- Define tus indicadores. Cada estrategia debe contar con unos indicadores, y esto se refiere a cómo vas a evaluar el éxito de tu estrategia, de manera cuantitativa. Si lo que quieres es captar 20 clientes en el primer trimestre, tu indicador será 20 clientes captados. Existen otros indicadores que son un poco más complejos pero lo importante es que debemos fijarlos para poder medir si estas siendo efectivo y cumpliendo finalmente con tus objetivos.
- Define los tiempos en los que deberás acometer cada estrategia para que te lleve a alcanzar tus objetivos. Esta programación será lo que compondrá tu Plan de acción 2021. Este plan contemplará entonces: a) Área definida, b) Objetivos, c) Estrategias, d) acciones o actividades específicas, e) período de tiempo o el Deadline, f) Indicadores, g) Responsables (importante cuando trabajas en equipo), h) Status de la actividad (para que puedas reflejar en tu cuadro como vas con respecto a tu objetivo).
- Una vez que hayas armado tu plan, ponlo en marcha de inmediato. Recuerda que tu plan deberá ser tan flexible como tu entorno y la velocidad de los cambios que se están suscitando.
- Revisa trimestralmente tu plan de acción, para que puedas ajustarlo tantas veces sea necesario. Si crees que hacerlo trimestral es muy largo, acórtalo. Muchas veces debemos ser más que flexibles, pero debemos serlo sin perder el foco. Apegarnos lo más posible a nuestro plan es la clave!
Puedes utilizar aplicaciones para armar tu plan de acción, y crear recordatorios en el calendario de tu teléfono. Tienes varias opciones (Airtable, Asana, Monday, o Miró si lo que quieres es trabajar un Vision Board, entre otras) lo importante es que te familiarices con alguna de ellas y termines trabajando con la que te resulte más cómoda.
Con esta guía podrás trabajar desde ya en tu ruta estratégica. No le tengas miedo a planificar, esta es la única forma de lograr lo que te has propuesto.
Recuerda involucrar a tus socios y equipos de trabajo en el diseño de tu plan de acción. Nada de esto tendrá sentido si no defines estrategias que todos compartan y que entiendan. Un plan que los incluya a todos, incide directamente en los niveles de compromiso al momento de realizar las actividades.
Si quieres contar con una agenda semanal para organizar las actividades previstas en tu plan de acción, aquí te la dejamos!